Kredyty oraz Lokaty

System zarządzania dokumentami w każdej firmie powinien działać bez zarzutu, aby uniknąć większych problemów. Ta zasada dotyczy zarówno małych działalności gospodarczych jak i wielkich międzynarodowych firm. W obu przypadkach chaos panujący w dokumentach jest niepożądany. W dużych firmach zwykle jest to elektroniczny system, którym zarządza osoba kompetentna. Mająca wiedzę oraz doświadczenie. Kieruje ona wpływające do firmy pocztą tradycyjna lub elektroniczną dokumenty do odpowiednich osób oraz działów firmy. Każdy dokument zawiera metadane. Są w nich informacje na temat nadawcy dokumentu, jego dane personalne, adres oraz telefon kontaktowy. Poza tym wpisane są również dane adresata. Ważne jest też odnotowanie daty wpływu dokumentu oraz zawarcie krótkiego opisu czego dokument dotyczy. Idealnie jest gdy w metadanych zawarta będzie informacja czy na dane pismo lub wniosek odpisano oraz kiedy to się wydarzyło. Bardzo ułatwi to sprawne śledzenie przepływu ważnej dokumentacji w danej firmie.